¿Realmente necesito un Wedding Planner?
Una de las primeras preguntas que se hacen las parejas al casarse es si vale la pena invertir en un Wedding Planner o no. Al principio pareciera que este es un trabajo de moda y que realmente es un gasto innecesario, y si a eso le sumamos comentarios de muchos proveedores que les dirán que las Wedding Planners les estorban más de lo que les ayudan, pareciera que es algo que puedes obviar.
Como proveedor, y después de tratar a cientos de Wedding Planners de todos los estilos, he llegado a la conclusión de que definitivamente todas las parejas deberían de tener Wedding Planner, pero casi todos terminan contratando a la persona equivocada. Para la mayoría de ustedes, la boda representará una inversión millonaria que solamente están dispuestos a hacer una vez, por lo que es importantísimo elegir con todo cuidado al profesional que estará encargado de que ese proyecto tan complicado se ejecute como lo esperan.
¿Por qué mis proveedores piensan que los Wedding Planners estorban?
No debe sorprenderles si al empezar a planear su boda muchos proveedores les dicen que los Wedding Planners no les son de mucha ayuda. En primer lugar, su proveedor tiene experiencia en cientos de eventos iguales al suyo (por su bien espero que estén contratando a alguien que la tenga), por lo que probablemente ya conozca el lugar donde será su boda y haciendo solamente las preguntas adecuadas puede saber perfectamente lo que están buscando y ejecutarlo sin errores en el 99% de las ocasiones. En segundo lugar, la proliferación excesiva de gente inexperta que juega a ser Wedding Planner, nos ha hecho perder horas invaluables de nuestro tiempo completando tareas para capricho de personajes que quieren llenar formatos inútiles y organizar un sin fin de juntas con tal de sentir que están desquitando sus centavos mal ganados. Este tipo de novatas a la hora de trabajar suelen ser estresadas, controladoras, protagonistas y mal vibrosas: la descripción exacta de lo que no quieren en su boda.
Este enojo de los proveedores ha demeritado mucho una de las profesiones más hermosas del mundo, pero antes de desechar la idea de tener un Wedding Planner por lo que les digan sus proveedores tomen en cuenta estas tres cosas:
1. Su Wedding Planner será su única defensa en caso de cualquier problema con estos proveedores.
2. Aunque su proveedor haya hecho miles de bodas, ustedes nunca han hecho ninguna.
3. Cuando su proveedor dice que un Wedding Planner no le ayuda, él está hablando solamente de su trabajo, no se está ofreciendo para resolver ningún problema particular del resto del evento.
¿Para qué necesito un Wedding Planner?
Los servicios de los Wedding Planners son muy variados dependiendo del precio que les estés pagando, por lo podrían incluir o no algunos de los servicios que pongo en la lista (o incluso podrían incluir otros que no tengo contemplados), pero en general, estos son los dolores de cabeza que su Wedding Planner les ahorrará:
1.Tramitología:
Tanto el Registro Civil como cualquier grupo religioso son instituciones burocráticas que exigirán un sin fin de papeles, pasos, trámites, cursos y exámenes para poder celebrar el matrimonio. Si se casan fuera de sus lugares de origen, deberán además coordinar a las instituciones responsables de la sede de la boda con las de sus ciudades de nacimiento.
Aunque pareciera un tema fácil, cada año me toca ver un par de casos de bodas que no son bodas (fiestas en las que no puede llevarse a cabo la ceremonia por la falta de algún papel). Un buen Wedding Planner sabrá asesorarlos sobre los pasos y tiempos para cumplir cada uno de estos trámites, ahorrarles vueltas innecesarias, y asegurarse que cumplen con todos los requisitos para casarse.
Wedding Planner: MG Eventos
2. Recomendación de proveedores:
Desde cosas tan obvias como la selección del lugar hasta cuestiones complicadas como conseguir proveedores de caprichos inimaginables, seguramente su Wedding Planner conocerá más y mejores opciones que ustedes en cada uno de los rubros. Aunque ustedes estén muy decididos de los proveedores que quieren para las cosas “importantes”, seguramente habrá algún detalle que no tomaron en cuenta y que necesitarán ayuda para resolver.
3. Diseño de evento y presupuesto:
Las bodas son tan variadas en concepto, estilo, forma y precio que podemos decir que no hay ninguna completamente igual a la otra. Aunque ustedes tengan muy claro que quieren una boda de noche en la playa en la que se quieren gastar una cantidad de dinero determinada, su Wedding Planner los ayudará a aterrizar estas ideas, convertirlas en números, y darles una visión de cuánto deberán gastarse para hacer ese concepto realidad (o si tienen un presupuesto limitado, de qué manera deben ajustar sus ideas para que concuerden con su presupuesto).
4. Revisión de cotizaciones y contratos:
Aún para los mejores abogados es complicado revisar un contrato de bodas porque son servicios sumamente especializados y llenos de complejidades. Muchos proveedores son mañosos y presentan cotizaciones llenas de letras chicas, faltantes, gastos ocultos, y otros detalles que al final inflarán su presupuesto. Ustedes no tienen por qué saber los detalles técnicos, de seguridad ni de logística que cada uno de los proveedores necesita, por lo que su Wedding Planner deberá protegerlos para asegurarse de que lo que están contratando realmente cumple lo que requieren y la oferta no se queda demasiado corta ni sobrada para la boda que están haciendo.
5. Diseño del plan financiero y flujo de pagos:
Así como los proveedores debemos cumplir con nuestra parte del trato, ustedes tendrán también obligaciones que cubrir en fechas determinadas. Retrasarse en algún pago puede causar cosas tan graves como penalizaciones, cancelación de contratos, o que se detenga la producción de algo que debía estar listo para el día de su boda. Su Wedding Planner se asegurará de que puedan cumplir con cada uno de estos compromisos en las fechas establecidas para evitar complicaciones.
Wedding Planner: Paola Perdomo
6. Diseño de logística y coordinación de proveedores:
A veces parece que solamente contratar a los proveedores es suficiente para que cada uno llegue y haga su trabajo. Sin embargo, todos los proveedores debemos convivir en espacio, tiempo y lugar y tenemos que estar sincronizados para asegurarnos de que podemos cumplir en conjunto. Algunos recursos como la planta de luz, el espacio de carpa o salón, la capacidad de carga del lugar, y los horarios de montaje y desmontaje deben compartirse entre varios proveedores, por lo que no podemos dar por hecho que solamente cumplir con los requerimientos de uno de ellos será suficiente para que pueda trabajar en conjunto con el de al lado.
Esto no solamente incluye el montaje, pues algunos proveedores ni siquiera estarán en su boda y empezarán a entregar sus trabajos muchos meses antes (invitaciones, vestido, pantuflas, alcohol, etc). Su Wedding Planner también debe asegurarse de que todos estos cumplan en su momento y lo que sea que hayan hecho llegue a la boda.
7. Diseño de logística y coordinación de invitados (incluyendo acomodo de mesas, invitaciones y entrega de agradecimientos).
Al principio pareciera que solamente se debe citar a sus seres queridos a alguna hora en algún lugar y todo pasa por arte de magia, pero los invitados son seres complejos que requieren hospedaje, traslados, estacionamiento, un lugar asignado para sentarse, y muchísimas otras cosas. Un Wedding Planner debe estimar perfectamente lo que se necesita para que todos los invitados lleguen al evento, fluyan hacia cada una de las actividades de la boda, y finalmente regresen a sus destinos.
8. Diseño de logística y coordinación de novios y sus familias:
Aunque parezca trivial, los protagonistas de la boda tendrán que estar en lugares específicos a ciertas horas y moverse de acuerdo a una agenda. Es responsabilidad del Wedding Planner que los novios y sus familias estén listos, a tiempo, y puedan trasladarse a cada una de las actividades de la boda.
Como dato curioso, al menos una vez al año me toca ayudar a los novios o algún familiar cercano a regresar a sus casas u hoteles, pues olvidan organizar este “insignificante” detalle.
9. Confirmación de invitados:
Si fuera una ciencia, la confirmación de invitados a un evento sería la más inexacta de todas. Si creen que confirmar a sus invitados implica solamente hacer una llamada para preguntar si asistirán, no podrían estar más equivocados. Sus seres queridos están llenos de mentiras, pretextos, mejores planes, enfermedades, ocurrencias, acompañantes incómodos o en el mejor de los casos razones para no contestar el teléfono, que hacen de esto todo un arte. Su Wedding Planner sabrá los mejores tiempos para asegurarse de que la lista final de invitados sea lo más parecida a la realidad y eviten desperdiciar lugares que podrían ser mejor aprovechados.
Wedding Planner: Karen Morlet
11. Diseño del plan de Protección Civil y Seguridad:
Inimaginables cosas pueden pasar cuando pones a cientos de invitados, proveedores, una gran producción y mucho alcohol en el mismo lugar. El Wedding Planner debe de asegurarse que el evento cumple con las regulaciones de protección civil, de tener un plan para el caso de alguna emergencia médica (idealmente tener una ambulancia disponible), y de revisar que todos los proveedores cumplan con los requerimientos mínimos de seguridad y tengan capacidad de responder ante cualquier desastre (de preferencia con un seguro de Responsabilidad Civil).
12. Diseño de la logística y ejecución del evento:
Una vez que todo está montado, muy lindo y listo para que empiece el mejor día de su vida, debe operar una compleja maquinaria de varias horas en la que todos los proveedores participamos en determinados momentos para que el evento se ejecute como está planeado. Es responsabilidad del Wedding Planner coordinar en todo momento a cada uno de los participantes y enterarlos de los cambios, retrasos e imprevistos que vayan modificando los planes desde que los novios despiertan ese día hasta que se va el último de los invitados.
13. Solución de Problemas:
Ningún evento sale como estaba planeado originalmente. Algunos tienen pequeños incidentes, y otros son un completo desastre. Cuando las máquinas fallan, las personas cometen errores, o alguien no cumple su parte del trato, es responsabilidad del Wedding Planner encargarse de encontrar la mejor solución para que los novios y los invitados lo sufran lo menos posible o idealmente ni siquiera se enteren.
Wedding Planner: Aline Brun
14. Cierre del evento:
El trabajo del Wedding Planner está lejos de haber terminado cuando ustedes se van. Alguien debe encargarse de que todos los proveedores recojan sus equipos, se haga un inventario de los posibles daños y sobrantes, las pertenencias de los novios lleguen a sus casas, se recoja la basura, y se entregue la sede del evento en las condiciones que se hayan acordado en el contrato. En caso de que haya habido algún imprevisto, el Wedding Planner debe hacerse cargo de que se paguen los gastos adicionales, y si algún proveedor incumplió, de darle seguimiento a la reclamación de los novios.
Para la gran mayoría de las bodas, el trabajo del Wedding Planner termina uno o dos meses después cuando el fotógrafo entrega a plena satisfacción de los novios el material. Algunos Wedding Planners incluso se involucrarán en los pormenores de su luna de miel, aunque sinceramente recomiendo que esta parte la hagan por su cuenta.
15. EXTRA: APOYO MORAL:
Además de todas las responsabilidades que implica organizar un evento de esta magnitud, el Wedding Planner deberá estar con ustedes y acompañarlos en sus múltiples cambios de humor, opinión, conflictos y pleitos que tengan antes y durante la boda. Al ser un evento tan emocional, el Wedding Planner debe de ser lo suficientemente hábil para saber entender a un par de clientes que estará pasando por el cambio más importante y complejo de sus vidas.
¿Sigue sonando fácil?
Si estos quince puntos no les parecen suficiente razón para contratar un Wedding Planner y creen que pueden hacerlo solos, recuerden que al mismo tiempo que organizan la boda ustedes seguramente deberán seguir con sus trabajos (más intensamente que nunca pues tomarán unas largas vacaciones), comprar o rentar una propiedad y adecuarla, organizar una mudanza, y por si fuera poco planear la luna de miel con todo lo que esto implica (visas, vacunas, etc).
¿El banquetero no es el Wedding Planner?
Muchos cometen el error de dar por hecho que el banquetero se encargará de coordinar todo el evento. Esto ocurre porque en los eventos que no hay Wedding Planner los demás proveedores nos vemos obligados a recurrir a él para que guíe los tiempos en los que deben ocurrir las cosas. En ningún momento el coordinador del banquete es responsable del cumplimiento del resto de los proveedores, él le dará prioridad a su trabajo por lo que los demás deberemos de trabajar por nuestra cuenta.
Si su banquetero les ofrece el servicio de Wedding Planner, tomen en cuenta que él será juez y parte de todos los servicios que está ofreciendo. Además de que querrá que todos los demás trabajemos a su gusto, no habrá nadie para asegurarse de que él cumple.
Quiero empezar como Wedding Planner, ¿qué debo hacer?
En vez de empezar echando a perder bodas ajenas (como lo hicimos muchos), te recomiendo que ganes un poco de experiencia trabajando con alguien más. La mayoría de las empresas consolidadas ofrecen prácticas para estudiantes y gente que quiere entrar al negocio, pero si no sabes por dónde empezar existen asociaciones como la ABC que con gusto te pondrá en contacto con proveedores que estén dispuestos a enseñarte. Además, existen escuelas de Wedding Planners que podrían darte una buena base.
Si de todos modos eres lo suficientemente valiente para emprender sin experiencia, te recomiendo que al menos consideres en tu precio el número total de horas que te tomará aprender a hacer estos quince puntos a prueba y error, de lo contrario terminarás perdiendo mucho dinero y te darás de topes cuando te des cuenta la cantidad de trabajo que aceptaste.
Si aún no tienes a tu Wedding Planner te invitamos a entrar a TWB y conocer las increíbles opciones que tenemos !
Wedding Planner: Casa Planeur
