Muchas parejas cometen el error de querer organizar el timing de su boda como si fuera un informe de gobierno presidencial, todo apretado y acartonado. Esto les produce estrés innecesario y hacen que la boda termine pareciendo más un compromiso de trabajo que la celebración más importante de sus vidas. Recuerden que lo que están haciendo es una fiesta, la mejor fiesta, sin compromisos, sin prisas, con toda la ilusión de pasarla increíble, por lo que diseñar los tiempos de su boda como si fuera una página más de su complicada agenda laboral es algo que no se perdonarán nunca.
¿A qué hora debo citar a la gente?
Lo correcto es citar a la gente a la hora que realmente empieza la ceremonia, aunque sabemos que la puntualidad de muchos invitados es bastante relajada por lo que tal vez preferirán pedirles que estén ahí media hora antes. Si deciden hacer esto, consideren tener algo para comodidad de la gente puntual (unas bebidas, sillas cómodas, o por lo menos algo de música se agradecen bastante). Nunca sean demasiado exagerados citando una hora antes, pues es una falta de respeto para quienes sí llegaron a tiempo y seguramente aquellos que llegan más de una hora después no tenían interés de estar en la ceremonia de todos modos.
Es muy importante que esta media hora de “tolerancia” no la apliquen a los proveedores, pues la mayoría tendrán más de un compromiso aparte de el suyo y darles horas erróneas puede echar a perder una agenda complicada. Sean muy claros con ellos respecto a posibles atrasos, y si les preocupa su puntualidad pueden estar más tranquilos diciéndoles que necesitan que estén listos al menos una hora antes de que comience el evento (aunque probablemente sea mejor evitar contratar a estos proveedores impuntuales).
¿Por dónde empiezo? Paso 1: La Ceremonia (HORA CERO)
Si tienen una boda tradicional, seguramente querrán empezar con la ceremonia. Ya sea religiosa, civil o espiritual, este será el momento para citar a los invitados, pero recuerden que su boda realmente comienza muchas horas antes: tienen que considerar el tiempo para arreglarse, traslados, fotos, etc.
Si su boda es de día, eviten las ceremonias a las doce o a la una, sobre todo si su boda es fuera de la ciudad. Consideren que la mayoría de las personas tendrían que madrugar para arreglarse, y probablemente llegarán sin desayunar y de muy mal humor. Hacer una ceremonia después de las dos no solamente ayudará a los invitados a estar más relajados, prepararse con tiempo y desayunar algo antes de su boda, también los ayudará a librar las peores horas de sol si es que se casan en un lugar caluroso.
Si su boda es en la tarde o en la noche, no hay una regla general sobre la mejor hora para empezar, aunque si recomiendo que dediquen unos minutos a pensar en los otros factores que pudieran afectar a sus invitados: horarios de comida (no hacer la cena demasiado tarde), temas religiosos (si son judíos y se quieren casar en sábado, o si son católicos y quieren una misa completa), otros compromisos (como la hora que la gente sale de trabajar si es que se casan en jueves o viernes). Revisen también las condiciones del clima en la época en que será la boda, pues los fríos y las lluvias en general son más frecuentes en las tardes y noches.
Podría ser un buen detalle, revisar a qué hora permiten hacer el check in los hoteles en los que se hospedarán sus invitados que vienen de otros lugares y considerarlo para la hora de inicio. Hay pocas cosas más incómodas que llegar de madrugada después de una boda a registrarse, por lo que muchos les agradecerán poder hacerlo antes de ir hacia la ceremonia.
La regla general es que la ceremonia sea de una hora, aunque si ustedes planean un rito especial, son muy religiosos o tendrán más de un oficiante, es buena idea considerar por lo menos media hora adicional. No importa que ustedes hayan pedido a la persona que sea breve o diseñado un programa más corto, de todos modos consideren una hora dentro de su programa para tener un tiempo adicional para imprevistos.
Lugar: Proyecto Púbico Prim
Paso 2: El Cocktail (Ha pasado una hora, tal vez hora y media)
Después de la ceremonia, típicamente tendrán un cocktail de bienvenida. Lo normal es que este dure una hora siempre y cuando los invitados tengan un lugar cómodo para estar. Si la sede de su boda tiene otros espacios que quieren aprovechar, consideren que deben invertir en la ambientación adecuada; deben proveer al menos mobiliario suficiente para que la mayoría de la gente esté sentada y un espacio de sombra si se trata de un lugar abierto. Si no están dispuestos a hacer este gasto, es mejor pasarlos directamente al lugar de la fiesta y ahí mismo hacer la bienvenida.
Si su ceremonia fue en una sede diferente de la fiesta, consideren al menos una hora para el traslado de un lugar al otro, pues todos los invitados estarán llegando al mismo tiempo y seguramente rebasarán la capacidad del valet parking o se hará tráfico en el estacionamiento. En este caso, deberán considerar al menos hora y media de Cocktail. Además, es importante iniciar el servicio exactamente una hora después de la hora de cita, pues aunque la mayoría de sus invitados tomarán más tiempo para llegar, aquellos que decidieron saltarse la primera parte estarán ahí antes que los demás.
Paso 3: Entrada al salón o carpa. (Han pasado entre dos y tres horas)
Si decidieron hacer la bienvenida en el mismo espacio de la fiesta pueden ignorar este punto, pero si su cocktail fue en otro lugar deben considerar un mínimo de media hora para que sus invitados pasen al salón y tomen sus lugares. Aún cuando el cocktail y las mesas estén muy cerca uno del otro, los invitados no llegarán directo a sentarse por lo que es muy importante evitar ser optimistas y siempre considerar este tiempo en sus programas.
Lugar: Rosewood Puebla
Paso 4: Entrada de novios (Han pasado entre dos horas y media y tres horas y media)
Este momento es importantísimo pues es la primera señal que darán a sus invitados del ambiente de la boda. Si se adelantan y deciden hacerlo antes de que los invitados estén acomodados, pueden hacer que pierda fuerza e incluso algunos invitados se lo pierdan.
Típicamente recomiendo escoger una canción de entrada e inmediatamente sentarse para el banquete, dejando los bailes para después de comer pues será una buena forma de abrir pista. Solamente en el caso de las bodas judías puede funcionar hacer los bailes después de la entrada, pues es muy cansado hacerlos junto con el Mazal Tov.
Lugar: Proyecto Púbico Prim
Paso 5: El banquete (Apenas unos minutos después de la entrada)
Parece increíble que mucha gente quiera dedicarle poco tiempo a uno de los momentos más ricos de la boda. Cuando vamos a comer a un buen restaurante invertimos al menos dos horas para poder disfrutar la experiencia, por lo que no encuentro ninguna lógica en querer hacer su banquete en cuarenta y cinco minutos “para que empiece antes la fiesta”.
La única razón por la que querrían que sus invitados comieran en poco tiempo es porque se avergüenzan del menú que están sirviendo; en caso contrario permitan a sus invitados disfrutar sus alimentos y dejen que el menú que con tanto esfuerzo eligieron luzca como se merece. Consideren entre una hora a hora y media para un típico servicio de cena, y hora y media a dos horas para un típico servicio de comida.
Catering: Banquetes Kunz
Paso 6: La sobremesa (Han pasado entre cuatro y cinco horas y media)
La mayoría de las bodas olvidan considerar un tiempo para sobremesa, y este es el error más grave. Ningún invitado tiene prisa por escuchar música a volúmenes exagerados ni quiere bailar después de comer un menú de cinco tiempos, y menos estando a 35 grados centígrados. Regálense al menos media hora para relajarse, saludar a sus invitados, tomar un digestivo, dejar que la gente se levante y empiece a fluir, ir al baño, retocarse y dejar que baje el calor si es que su boda es de día. Una vez abriendo pista todo será demasiado rápido para ustedes, por lo que la sobremesa será el momento ideal para convivir realmente con la gente que más quieren.
Si su fotógrafo les pidió hacer algunas fotos después de la comida háganlo durante la sobremesa, pues no querrán robarse a la mitad de los invitados una vez abriendo pista.
Catering: Banquetes Kunz
Paso 7: Los Bailes / Abrir Pista (Han pasado entre cuatro y media y seis horas desde la ceremonia)
Una vez que hayan tomado el tiempo suficiente para comer, hacer la digestión, dejar que baje el calor, ir al baño, tomar fotos y hacer todo lo que quisieran hacer, es momento de abrir pista. A partir de este momento, todo será una avalancha de emociones que pasará demasiado rápido, por lo que bailen únicamente cuando se sientan listos para que todo empiece (Para bodas de día en México, generalmente es buena idea abrir pista después de las seis de la tarde en horario de invierno y las seis y media en horario de verano).
Escojan canciones que duren menos de cuatro minutos para los bailes, o hagan ediciones especiales si es que las que eligieron son muy largas (dos a tres minutos por canción es lo ideal). Cualquier modificación que necesiten háganlo con anticipación, asegúrense que el encargado de ponerlas tenga las versiones correctas, y una vez estando ahí disfruten sus canciones. Por ningún motivo dejen de bailar antes de que acaben ni hagan señas para pedir que las corten pues arruinarán la emoción del momento.
Pista : Castalia
DJ: Barragán Dj
Paso 8: El Ramo y los demás momentos adicionales
Después del momento de abrir pista, recomiendo no poner horarios establecidos para el resto de los acontecimientos. Su DJ o grupo serán los que mejor puedan determinar la hora perfecta para hacer las interrupciones de los momentos del ramo, liga, intervenciones con sax o violín, o cualquier otra cosa que ustedes quieran agregar a la fiesta.
Como regla para los momentos adicionales, recomiendo limitar las interrupciones a las mínimas necesarias (menos es más en este caso). Nadie quiere recibir demasiadas instrucciones para el momento de la fiesta, por lo que seguramente poner fuegos artificiales a las diez, mariachi a las once, tambores a las doce, carrito de shots a la una y ramo a las dos será una pésima idea.
Ramo: Floweriize
Extra: La torna
Ya quedaron muy atrás los tiempos donde unos chilaquiles sin sabor a una cierta hora eran suficientes para mantener a los invitados en la fiesta. En cambio, recomiendo complementar la fiesta con un flujo continuo de experiencias para que la gente pueda comer algo en cualquier momento sin necesidad de sentarse, interrumpir la fiesta, ni cambiar el ritmo de la música. Recuerden que todo se trata de consentir a sus invitados, por lo que una variedad de momentos para diferentes gustos será siempre bien agradecida. Consideren opciones dulces y saladas, frías y calientes, sanas y no tan sanas.
¿A qué hora debe terminar la fiesta?
No hay ninguna regla sobre la hora en que debe terminar la fiesta, aunque en la gran mayoría de los casos seis a ocho horas de pista es más que suficiente para bodas de día y cinco a siete horas de pista para bodas de noche. En muy contadas excepciones hemos hecho bodas espectaculares con más de doce horas de pista, pero lo más probable es que después de cierto tiempo los excesos y el cansancio demeriten el ambiente.
En ningún caso recomiendo forzar la fiesta más allá del momento en que la fiesta tiene buen ambiente. Estoy seguro que ustedes prefieren que sus invitados se lleven el recuerdo de que todavía la estaban pasando bien cuando terminaron, a tener una mala anécdota de borrachos que contar.
NOTA: Si su boda es para más de 500 invitados deberán considerar tiempo adicional (unos quince a veinte minutos) para cada uno de los traslados, llegada al lugar, pase a mesas y el servicio de banquete.
¿Y si nos atrasamos?
Prácticamente todas las bodas tienen algún atraso, por lo que no deben preocuparse si se salen un poco del programa. Solamente asegúrense de que todos los proveedores estén enterados de estos atrasos, especialmente el banquetero pues es el que tiene la operación más crítica del evento y una vez que un alimento se coció ya no hay forma de descocerlo.
Foto: Sebastián Anaya
¿Qué debo hacer si mis Wedding Planners son muy estresados?
Muchos Wedding Planners vienen de escuelas donde las enseñan a hacer bodas con servicios que son de 6 a 8 horas en los que perder un minuto de fiesta sería caótico. No debe sorprenderles que sus Wedding Planners quieran diseñar un timing apretado, pero es importantísimo hacerlos entender que ustedes están acostumbrados a otro ritmo y la experiencia que quieren dar a sus invitados es mucho más relajada. En cualquier caso, mi mejor recomendación sería contratar a Wedding Planners que estén acostumbrados a hacer bodas como la suya.
Seguramente tienen contratadas diez o más horas en el lugar, por lo que no hay ninguna razón para acelerar las cosas y arruinar la experiencia completa. Aprovechen cada uno de los momentos con su debido tiempo, y recuerden que aunque todo sea demasiado nuevo para ustedes al final la boda solamente se trata de hacer la mejor fiesta de sus vidas al lado de toda la gente que quieren. Lo más probable es que sea algo que solamente hagan una vez, así que relájense y disfrútenlo.
